Privacyverklaring

Van Soest verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren. In dit privacy statement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Van Soest.

  1. Begripsbepaling

In dit Privacy Statement worden de volgende begrippen gebruikt:

 AVG:                                                      Algemene Verordening Gegevensbescherming

Persoonsgegevens:                            Gegevens die direct of indirect iets over je zeggen. Bijvoorbeeld je naam en adres, maar ook financiële gegevens.

Verwerken:                                            Alles wat er met persoonsgegevens kan worden gedaan. Bijvoorbeeld het verzamelen, maar ook het opslaan, gebruiken en verwijderen van jouw gegevens uit onze administratie.

Van Soest:                                              Van Soest wordt gevormd door Machine Inspectie B.V. (kvk: 30151649) & Van Soest Engineering B.V. (kvk: 63915847) beiden gevestigd te (4024 HE) Eck en Wiel, aan het adres Doejenburg 26.

Opdrachtgevers:                                Organisaties, klanten, waaraan wij producten/diensten leveren die op basis van een overeenkomst.

Leveranciers:                                       Organisaties die aan ons producten/diensten leveren op basis van een overeenkomst.

Overeenkomst:                                  De overeenkomst tussen ons en onze Opdrachtgevers waarin is bepaald onder welke voorwaarden wij diensten verrichten.

Verwerkingsverantwoordelijke:     Degene die het doel en de middelen voor het verwerken van persoonsgegevens vaststelt in de zin van de AVG. Degene die feitelijk bepaalt wat er met de gegevens gebeurt.

Betrokkenen:                                      Natuurlijke personen, zijnde Externe dienstverleners, Opdrachtgevers of  Debiteuren waarvan wij gegevens verwerken.

 

  1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van Persoonsgegevens?

Van Soest is Verwerkingsverantwoordelijke voor het verwerken van Persoonsgegevens zoals beschreven in dit Privacy Statement.

Van Soest wordt gevormd door Machine Inspectie B.V. (kvk: 30151649) & Van soest Engineering B.V. (kvk: 63915847) beiden gevestigd te (4024 HE) Eck en Wiel, aan het adres Doejenburg 26.

 

  1. Van wie verwerkt Van Soest Persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens van:

  • (Potentiële) Opdrachtgevers;
  • Leveranciers

Als jouw bedrijf of organisatie persoonsgegevens van medewerkers of derden aan ons doorgeeft, ben je verplicht de medewerkers of derden hierover te informeren. Je kunt dit privacy statement aan hen geven. De medewerkers of derden kunnen dan zien hoe wij met hun persoonsgegevens omgaan.

 

  1. Van wie ontvangt Van Soest Persoonsgegevens?

Wij ontvangen persoonsgegevens van:

  • (Potentiële) Opdrachtgevers in het kader van de Overeenkomst;
  • Openbare bronnen en externe dienstverleners.

Voor zover onze Opdrachtgever zelf de doelen en de middelen van de gegevensverwerking van de persoonsgegevens van haar relatie vaststelt, is onze Opdrachtgever zelf de Verwerkingsverantwoordelijke van die persoonsgegevens. Indien dit schriftelijk is overeengekomen, zal Van Soest deze persoonsgegevens in opdracht van haar opdrachtgever als “verwerker” verwerken.

Ook als “verwerker” zal Van Soest naar beste vermogen zorg dragen voor passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking.

 

  1. Welke Persoonsgegevens verwerkt Van Soest?

Wij verwerken de navolgende categorieën van persoonsgegevens:

(Potentiële) Opdrachtgevers / Leveranciers

  • NAW-gegevens;
  • Gegevens van uittreksels van de Kamer van Koophandel;
  • Bankrekeningnummers;
  • Financiële gegevens;
  • E-mailadressen en de inhoud van e-mails;
  • Telefoonnummers en inhoud van telefoongesprekken.

 

  1. Verwerkt Van Soest ook bijzondere persoonsgegevens?

Van Soest verwerkt alleen bijzondere persoonsgegevens als wij dat moeten op basis van de wet, met jouw toestemming of als jij ons dat vraagt.

 

  1. Waarom heeft Van Soest Persoonsgegevens nodig?

Wij verwerken Persoonsgegevens voor zover deze noodzakelijk zijn en samenhangen met onze dienstverlening. Wij verwerken persoonsgegevens voor de navolgende doeleinden:

    1. Voor de uitvoering van onze dienstverlening/afspraken
  • Wat houdt dit doel in?

Om je goed van dienst te kunnen zijn zoals in de overeenkomst is afgesproken.

  • Welke gegevens verwerken wij hiervoor?
      • NAW-gegevens;
      • E-mailadressen en de inhoud van e-mails;
      • Telefoonnummers en inhoud van telefoongesprekken.
    1. Verificatie van de (Potentiële) Opdrachtgever / Leverancier bij het aangaan van de Overeenkomst
  • Wat houdt dit doel in?
      • Indien een overeenkomst met Opdrachtgever / Leverancier wordt gesloten, controleren wij of de deze door degene die daartoe bevoegd is, is ondertekend.
  • Welke gegevens verwerken wij hiervoor?
      • NAW-gegevens;
      • Gegevens van uittreksels van de Kamer van Koophandel

 

    1. Het verbeteren en waarborgen van de kwaliteit van onze dienstverlening
  • Wat houdt dit doel in?

Om je goed van dienst te blijven zijn, werken wij voortdurend aan de ontwikkeling en verbetering van onze producten en diensten.

  • Welke gegevens verwerken wij hiervoor?
      • NAW-gegevens;
      • E-mailadressen en de inhoud van e-mails;
      • Telefoonnummers en inhoud van telefoongesprekken.
      • Aankoopgeschiedenis

 

    1. Voor promotie- en marketingdoeleinden
  • Wat houdt dit doel in?
      • Wij kunnen jouw persoonsgegevens verwerken voor promotie- of marketingdoeleinden. Bijvoorbeeld om je te informeren over een nieuw product dat mogelijk interessant voor je is. Of om beter op jouw wensen te kunnen inspelen.
  • Welke gegevens verwerken wij hiervoor?
      • NAW-gegevens;
      • E-mailadressen en de inhoud van e-mails;
      • Telefoonnummers en inhoud van telefoongesprekken.
      • AankoopgeschiedenisWil je niet benaderd worden voor commerciële doeleinden dan kun je dit aangeven door een e-mail te sturen naar info@vansoest-bv.nl.

 

    1. Voor archiefdoeleinden.

Wij archiveren niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk in het kader van de bovengenoemde doeleinden. Als wij de gegevens niet bewaren voor die doeleinden kunnen wij de gegevens toch nog bewaren voor archiefdoeleinden. Dat wil zeggen dat zij alleen nog maar bij juridische procedures of voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden worden gebruikt.

Willen wij jouw persoonsgegevens voor een ander doel gebruiken dan waarvoor ze oorspronkelijk verwerkt waren, dan kunnen wij dat alleen wanneer er tussen beide doelen een nauwe verwantschap bestaat.

 

  1. Op welke rechtsgrond verwerkt Van Soest persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens met name omdat die verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst. Ook verwerken wij persoonsgegevens omdat die verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Van Soest.

 

  1. Aan wie verstrekt Van Soest persoonsgegevens?

Soms schakelen wij derden in die in opdracht van ons persoonsgegevens verwerken. Bijvoorbeeld ter uitvoering van de opdracht of voor promotie- en marketing doeleinden.

Aan een derde wordt de opdracht slechts verstrekt indien zij aantoonbaar passende beveiligingsmaatregelen heeft getroffen en geheimhouding van jouw persoonsgegevens garandeert.

 

  1. Hoe lang bewaart Van Soest persoonsgegevens?

Jouw persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verwerkt.

De verwerking duurt voort als noodzakelijk is voor het afhandelen van eventuele opdrachten en  geschillen met betrekking tot opdrachten, dan wel zoveel langer als nodig is gelet op een wettelijke bewaarplicht. Na afloop van de voornoemde termijn kunnen de persoonsgegevens voor onbepaalde tijd worden gearchiveerd ten behoeve van geschillenbeslechting, statisch of historisch onderzoek of archiefbeheer. De wettelijke bewaartermijn voor het bewaren van een debiteurenadministratie is 7 jaar.

 

  1. Hoe beveiligt Van Soest persoonsgegevens?

Van Soest heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Binnen Van Soest kunnen jouw persoonsgegevens alleen worden gebruikt door medewerkers die hier gelet op hun functie toegang toe moeten hebben. Onze medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht.

 

  1. Kan ik zien welke persoonsgegevens Van Soest van mij verwerkt?

Ja, je hebt – met redelijke tussenpozen - recht op inzage. Je kunt een overzicht opvragen van de persoonsgegevens die over je zijn verwerkt via info@vansoest-bv.nl.

Mochten de gegevens niet kloppen of vindt je het niet nodig dat ze zijn verwerkt, dan kun je een verzoek indienen tot wijziging, aanvulling of verwijdering via info@vansoest-bv.nl. Vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens kun je eveneens indienen via voormeld e-mailadres. Wij zullen je dan spoedig van een reactie voorzien.

Om je identiteit vast te kunnen stellen, verzoeken wij je verzoek te voorzien van een deugdelijke kopie van je paspoort of identiteitsbewijs. Wij verzoeken je je BSN en pasfoto af te schermen. Voor zover je dat niet zelf doet, zullen wij dat doen.

 

  1. Kan Van Soest dit Privacy Statement wijzigingen?

Van Soest behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit Privacy Statement, vanwege nieuwe ontwikkelingen. Het verdient daarom aanbeveling dit Privacy Statement regelmatig te raadplegen. Dit Privacy Statement is voor het laatst bijgewerkt in februari 2019.